Geef je bovenlokaal project vorm

Doel

Dit sjabloon helpt je stap voor stap je projectidee meer concreet uit te werken, te versterken en te verrijken. Je maakt hier een kapstok waaraan je de opmaak van je projectdossier ophangt. Een werkdocument dat jouw denkoefeningen weergeeft en meteen een handige geheugensteun.

De kit is bedoeld voor wie subsidies wil aanvragen voor een bovenlokaal cultuurproject in het decreet bovenlokale cultuurwerking. Het helpt om op ideeën te komen en inspiratie te vinden door op verschillende manieren naar je reguliere werking te kijken en naar het begrip bovenlokaal. Bijvoorbeeld door bovenlokale partnerships te exploreren, door doelgroepen te formuleren of via de functies in het decreet, ...

Naast inspiratie en houvast biedt het ook een checklist. Zo kan je nagaan of je rekening hield met de formele voorwaarden waaraan jouw projectdossier moet voldoen.

Werk je aan een kleinschalig bovenlokaal cultuurproject? Dan kan je de toolkit gebruiken met uitzondering van tool B3 en D.

Werkwijze

Elke andere tool in deze toolkit is verbonden met de projectflap A. De uitkomst van elke andere tool kan je op deze flap onder brengen.

Op de flap zelf zie je in de rechterbovenhoek van een in te vullen vakje verwijzingen naar andere tools. Op die manier word je door de toolkit gegidst en kan je jouw bovenlokale cultuurproject vormgeven.

Het is niet de bedoeling om op deze flap je volledige dossier of projectdetails uit te schrijven. Probeer wel om in elk vakje concrete informatie over je project in te vullen. Kan je in een vakje niet meteen informatie kwijt of wil je jouw input dubbelchecken en/of verrijken? Gebruik dan de tool waarnaar verwezen wordt in de rechterbovenhoek. Met de output van de specifieke tools, kom je terug naar je projectontwerp om aanvullingen te doen.

Relatie to kiosk

Het subsidiedossier moet je uitschrijven en indienen via KIOSK. Het is de webapplicatie van de Vlaamse Overheid om subsidies aan te vragen. De toolkit is een hulp om je project of onderdelen ervan uit te denken. Om je voor te bereiden op de vragen in KIOSK. De antwoorden op die vragen moet je nog concretiseren.

Achtergrond

Heb je een vraag over jouw projectdossier of deze toolkit? Vraag hulp aan één van de consulenten van OP/TIL.

Opgelet, wat de consulenten van OP/TIL niet doen is een projectdossier van A tot Z lezen of een dossier schrijven.

Je kan meer informatie vinden over de projectsubsidies op de website van OP/TIL. Lees meer over de projectsubsidies.

Met inhoudelijke vragen kan je ook terecht bij de medewerkers van het team Transversaal en Bovenlokaal van het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Overheid. Ze zijn te bereiken op bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be of op 02 553 42 27. Misschien vind je wel een antwoord bij de veelgestelde vragen over projectsubsidies in het decreet bovenlokale cultuurwerking of in de handleiding voor projectoproepen van het departement Cultuur, Jeugd en Media.

Doel

De invulling van de begrippen bovenlokaal en transversaal wordt in deze oefening benaderd via mogelijke partnerships. Je staat ook stil bij de sterktes van jouw werking en welke meerwaarde die kunnen hebben voor projectpartners.

• Nadenken over mogelijke partners vanuit een bovenlokaal en transversaal perspectief kan je nieuwe samenwerkingen en projectideeën opleveren.
• Als je al weet wat je van plan bent, kun je de oefening gebruiken als een verrijking: heb je voldoende over je partnerships nagedacht vanuit bovenlokaal en transversaal perspectief? Wie zou nog een partner kunnen worden?

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en de toetsingscriteria voor een projectaanvraag:

• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde
• Het project overstijgt de reguliere werking van de aanvrager
• Relevantie van de gekozen partners en de meerwaarde van de samenwerking (transversaliteit)
• Aandacht voor regionale verschillen: de scope van partners in de ene bovenlokale ruimte verschilt van de andere bovenlokale ruimte

Je speelt in op deze beleidsprioriteit:

• Beleidsprioriteit 2: Meerwaarde creëren door eigen sterktes te verbinden via samenwerking

Werkwijze

Stap 1

• Omschrijf bondig de eigen reguliere werking: wat is jullie opdracht als organisatie?
• Benoem jullie drie grootste sterktes: welke troeven hebben jullie te bieden in een (bovenlokale) samenwerking met anderen?

Stap 2

• Maak in het bollenschema een inventaris van verschillende lokale culturele (bovenaan) en niet-culturele actoren (onderaan) met wie je wil samenwerken. Elke bol stelt een gemeente voor.
• Start met de gemeente waar jouw eigen werking gesitueerd is. Vul dan aan met de andere gemeenten.

Stap 3

• Selecteer - met de resultaten uit de vorige stappen - actoren uit verschillende bollen en maak combinaties. Door over de gemeentegrenzen te gaan kijken, ben je bovenlokaal aan het nadenken.
• Selecteer - met de resultaten uit de vorige stappen - actoren uit verschillende bollen en maak combinaties. Door over de gemeentegrenzen te gaan kijken, ben je bovenlokaal aan het nadenken.
• Noteer spontane ideeën en projectmogelijkheden (gebruik achterzijde) per scenario. Met welke combinatie blijf je over?

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Mijn project heeft een bovenlokale meerwaarde en ik kan uitleggen waarom
• Ik kan de invulling van de bovenlokale ruimte via mijn project visueel weergeven
• Ik kan potentiële projectpartners binnen en buiten mijn gemeente benoemen
• Ik kan potentiële projectpartners concreet vertellen waarom onze samenwerking een meerwaarde is of waar ik mogelijkheden tot samenwerking zie
• Ik kan de reguliere werking van mijn organisatie kort en krachtig weergeven
• Ik ken de sterktes van mijn reguliere werking

Tips

1. Als er een intergemeentelijk samenwerkingsverband actief is in jouw regio kan het je wellicht helpen met het vinden van projectpartners. Het heeft een brede blik op de actoren in de regio.
2. Er zijn spelers die van nature bovenlokaal zijn of bovenlokaal werken: vormingplussen, erfgoedcellen, scholengroepen, toeristische regio’s, intercommunales, LOGO, regionaal landschap, ... Vergeet ook de lokale netwerken vrijetijdsparticipatie, welzijnschakels, samenlevingsopbouw, ... niet.
3. Beperk jezelf tijdens het maken van de tool in stap 3 niet meteen tot één scenario. Verzin eerst voldoende verschillende combinaties om op verrassende ideeën uit te komen.

Achtergrond

• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten
• Vraag informatie op bij een intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS) in jouw regio via OP/TIL. Kijk hier voor een overzicht van de IGS'en voor bovenlokale cultuur.

Doel

Deze tool helpt je doelgroepen op een bovenlokaal niveau te detecteren: wie wil je bereiken, voor wie wil je werken, welke noden hebben bepaalde groepen, op welke manier kan dit bovenlokaal project een meerwaarde voor hen betekenen?

• Je weet al wie je wil aanspreken met jouw project? Dubbelcheck aan de hand van deze tool, ontdek aanvullende doelgroepen en versterk de motivatie om bovenlokaal te werken in je projectdossier.
• Ben je op zoek naar nieuwe insteken voor een bovenlokaal cultuurproject? Dan is het de bedoeling om eerst heel breed en algemeen na te denken vanuit een socio-demografische context en tendensen. Gaandeweg kom je dan tot een focus.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en de toetsingscriteria voor een projectaanvraag:

• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde
• Motivatie voor 2 functiecombinaties: is dit een logische en passende keuze?
• Er is aandacht voor regionale verschillen: elke regio heeft andere doelgroepen met specifieke behoeften

Je speelt in op deze beleidsprioriteit:

• Beleidsprioriteit 1: Inspelen op maatschappelijke uitdagingen door te streven naar maximale cultuurparticipatie

Werkwijze

Werk van boven naar beneden:

Stap 1

• Verzamel eerst opvallende, actuele socio-demografische kenmerken voor de eigen lokale context en die van de partners in andere gemeenten.
  Denk aan specifieke kenmerken rond geslacht, leeftijd, geloof, burgerlijke staat, demografische druk, arbeidsparticipatie, opleidingsniveau, bevolkingsontwikkeling, mobiliteit,...

Stap 2

• Bekijk vanuit een bovenlokaal perspectief op welke socio-demografische kenmerken of tendensen je met het project zou kunnen inspelen - waar je dus raakvlakken vindt tussen de lokale contexten. Het kan iets zijn wat gelijklopend is, of net erg verschilt van elkaar.
  Denk aan vergrijzing / verjonging, veel of minder culturele diversiteit,...

Stap 3

• Zet op basis van de gekozen bovenlokale tendens(en) één of meerdere doelgroepen in de focus voor het project.
• Wees specifiek genoeg en/of maak subdoelgroepen (om het nog concreter te maken).

Stap 4

• Lijst de noden en vragen op van de respectievelijke doelgroepen (of bepaal een werkwijze om met hen in contact te komen en hen te bevragen).

Stap 5

• Zet op basis van de gekozen bovenlokale tendens(en) één of meerdere doelgroepen in de focus voor het project.
• Laat je hiervoor inspireren door de verschillende functies in het decreet, om breed genoeg te denken (Zie tool B3 als je hier hulp bij nodig hebt).

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Ik heb weet van bovenlokale socio-demografische tendensen in mijn regio en ben op de hoogte van de noden en behoeften van bepaalde doelgroepen waar mijn project kan op inspelen.
• Via de noden of het willen bereiken van een doelgroep heeft mijn project een bovenlokale meerwaarde en ik kan uitleggen waarom.
• Via de doelgroep kan ik beter inschatten op welke functies mijn project inspeelt.
• Via de doelgroep zie ik wie potentiële projectpartners zijn.
• Via de doelgroep zie ik waar er bovenlokale kansen liggen.

Tips

1. Als er een intergemeentelijk samenwerkingsverband actief is in jouw regio kun je hulp vragen bij het bepalen van doelgroepen in jouw regio of om informatie opvragen over socio-demografische kenmerken.
2. Om de noden van relevante doelgroepen in het project goed op te sporen, ga je best ook op zoek naar partners die je hierbij kunnen helpen. Vraag na in de projectgroep of ga kijken in de inventaris van (zeker ook niet-culturele) partners, gebruik hiervoor tool B1.
3. Neem voldoende tijd voor de eerste, brede stappen in deze tool: hoe uitgebreider deze verkenning, hoe interessanter de focus.

Achtergrond

• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten
• Vraag informatie op bij een intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS) in jouw regio. Kijk hier voor een overzicht van de IGS'en voor bovenlokale cultuur.
• Relevante databanken voor het verzamelen van socio-demografische gegevens
  • www.statistiekvlaanderen.be
  • www.gemeente-en-stadsmonitor.vlaanderen.be
  • statbel.fgov.be
  • www.participatiesurvey.be/
• Participatief werken - methodieken: demos.be/kenniscentrum

Situering van deze tool

Deze tool helpt je om gericht te reflecteren over de functies binnen het decreet, van daaruit nieuwe ideeën op te doen en te komen tot de geschikte functiecombinatie.

• Je kan deze tool gebruiken om bestaande ideeën te concretiseren en de keuze voor een functiecombinatie duidelijker te motiveren.
• Brainstormen vanuit de functies uit het decreet levert ook creatieve nieuwe ideeën en invalshoeken op voor een project.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en de toetsingscriteria voor een projectaanvraag:

• Het project speelt in op minstens 2 functiecombinaties
• Motivatie voor deze 2 functiecombinaties: is dit een logische en passende keuze?
• Kwaliteit van het inhoudelijk concept en de uitwerking ervan
• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde

Afhankelijk van welke functies je selecteerde, kan je inspelen op deze beleidsprioriteiten:

• Beleidsprioriteit 1: Inspelen op maatschappelijke uitdagingen door te streven naar maximale cultuurparticipatie
• Beleidsprioriteit 3: Inzetten op nieuw en jong talent door ontwikkelingskansen te bieden

Werkwijze

Stap 1

• Verzin 5 bovenlokale acties voor je project vanuit elke functie.
• Gebruik de inspiratiewoorden links op het blad.
• Denk vanuit doelgroepen (zie B2) en partners (zie B1) en maak zo concreet mogelijk. Bv.: Wat als je deze jongeren vooral zou laten deelnemen in plaats van hen iets te tonen - waar kom je dan op uit?
• Verplicht jezelf om voor elke functie een aantal ideeën te bedenken, zo kom je uit op nieuwe kansen.

Stap 2

• Bepaal de dosering van de functies voor je project. Minimaal kies je twee functiecombinaties.
• Kies je uiteindelijke functies op basis van de acties waar je op uitkwam.

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Ik kan minimaal 2 functiecombinaties toewijzen aan mijn project en motiveren waarom
• In de motivatie kan ik aangeven hoe ik inspeel op het bovenlokale niveau en dus welke bovenlokale meerwaarde mijn project heeft
• Via de functies kan ik motiveren dat dit project mijn reguliere werking overstijgt
• Via de functies kan ik helderder de culturele finaliteit van mijn project benoemen
• Via de functies kan ik bepalen wie mogelijke partners zijn (transversaliteit) en voor wie ik dit project organiseer (doelgroep)
• Ik kan concrete acties, gekoppeld aan deze functies, benoemen voor de realisatie van mijn project

Tips

1. Het is mogelijk om meer dan 2 functiecombinaties aan te duiden bij jouw projectaanvraag. In KIOSK kan je die keuze niet motiveren. Uit de rest van het dossier moet blijken dat de aangeduide functiecombinaties de meest passende zijn.
2. Misschien heb je ervaring met functies uit andere decreten? Handig, maar vergeet niet dat je hier specifiek met het decreet bovenlokale cultuurwerking aan het werken bent. De inhoud van functies kan verschillen per decreet.
3. Gebruik deze tool ook in een iets grotere groep, bv. om samen te redeneren over de invulling van de functies in het decreet. Neem het kwadrant over met tape of op een flap aan de muur en vraag iedereen om input te noteren op post-its in het juiste vakje.

Achtergrond

• Lees meer over de functies bij de projectenlijn in het decreet bovenlokale cultuurwerking
• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten

Doel

Deze tool haalt de bovenlokale meerwaarde van je project naar boven. Dit doe je door te starten bij de eigen reguliere werking en wat je daarin als een sterkte ervaart en wat als een zwakte of beperking.

Door hier met een bovenlokale bril naar te kijken, ontdek je hoe je jouw sterkte kan delen of nog vergroten. Of hoe een bovenlokale context kan helpen om de eigen beperkingen te doorbreken. Zo creëer je samen, met partners, een nieuwe meerwaarde.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en toetsingscriteria voor bovenlokale cultuurprojecten:

• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde
• Het project overstijgt de reguliere werking van de aanvrager
• Het project creëert een bovenlokale meerwaarde

Je speelt in op deze beleidsprioriteit:

• Beleidsprioriteit 2: Meerwaarde creëren door eigen sterktes te verbinden via samenwerking

Werkwijze

Stap 1

Noteer zoveel mogelijk sterktes van de eigen organisatie in de vakjes aan de linkerkant (Bv.: we hebben een groot podium, we hebben ervaring met bepaalde methodieken). Doe hetzelfde voor beperkingen, frustraties, zwaktes aan de rechterkant. (Bv.: onze doelgroepen zijn beperkt, ons programmatiebudget kan de zaal niet vullen, we kunnen niet vernieuwend uit de hoek komen).

Stap 2

Bedenk scenario’s waarbinnen de eigen sterktes een aanleiding zijn om bovenlokaal een project aan te gaan met andere organisaties. Wat heb jij te bieden aan partners of bepaalde situaties? Doe hetzelfde voor de beperkingen of frustraties - hoe zou een bovenlokaal perspectief hier voor oplossingen en meerwaarde zorgen?

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Ik kan binnen mijn reguliere werking mijn sterktes benoemen en de zaken die beter zouden kunnen
• Mijn project overstijgt mijn reguliere werking en ik kan uitleggen waarom
• Mijn project heeft een bovenlokale meerwaarde en ik kan uitleggen waarom
• Ik kan de kansen die bovenlokaal werken biedt voor dit project concreet benoemen
• Ik kan potentiële projectpartners benoemen en motiveren waarom ze relevante partners zijn voor dit project

Tips

1. Bevraag collega’s, partnerorganisaties, publiek over wat zij als sterktes en/of beperkingen ervaren van je organisatie
2. Denk vanuit de bovenlokale/transversale bril voorbij je eigen gemeentegrenzen en voorbij je eigen culturele discipline
3. Probeer alle (of zoveel mogelijk) vakjes in te vullen - dit levert erna meer mogelijkheden op

Achtergrond

• SWOT-analyse om toe te passen op de eigen werking. Inspiratie: overheid.vlaanderen.be/sterkte/zwakte-analyse-swot-analyse
• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten

Doel

Deze tool haalt de bovenlokale meerwaarde van je project naar boven. Als vertrekpunt gebruik je hiervoor bestaande projectideeën die leven, thematische invalshoeken, specifieke aanleidingen of noden die al richting geven aan een nieuw project.

Door hier met een bovenlokale bril naar te kijken, onderzoek je of dit idee voldoende potentieel heeft om uitstraling en meerwaarde te creëren op bovenlokaal niveau en dus de (eigen) lokale context overstijgt.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijk voorwaarden en toetsingscriteria voor bovenlokale cultuurprojecten:

• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde
• Het project overstijgt de reguliere werking van de aanvrager

Afhankelijk van jouw inhoudelijke insteek en hoe die wordt uitgewerkt, kan je inspelen op deze beleidsprioriteiten:

• Beleidsprioriteit 1: Inspelen op maatschappelijke uitdagingen door te streven naar maximale cultuurparticipatie
• Beleidsprioriteit 2: Meerwaarde creëren door eigen sterktes te verbinden via samenwerking
• Beleidsprioriteit 3: Inzetten op nieuw en jong talent door ontwikkelingskansen te bieden

Werkwijze

Stap 1

• Noteer startideeën in de vakjes:
• Welke ideeën of concepten leven er al lokaal? (Bv.: een nieuw festival rond experimentele muziek, een creatieopdracht uitschrijven voor kunstenaars in de buurt, volkstuintjes in de tuin van de bib...)
• Is er een specifieke inhoudelijke aanleiding om een project te bedenken? (Bv.: opening van een nieuw gebouw, een feestjaar, stadskunstenaar,...)
• Ligt er al een thema vast waarrond je wil werken (Bv.: Vlaamse Meesters, (on)roerend erfgoed, actualiteit, een maatschappelijke trend, ...)

Stap 2

• Wat als je met een bovenlokale bril naar deze ideeën kijkt? Welke bieden bovenlokaal raakvlakken (met welke gemeenten of organisaties)?, welke nieuwe kansen ontstaan er in die mogelijke samenwerkingen, hoe kan de impact van je project vergroten? (Bv.: als we voor dit festival samenwerken met verenigingen uit naburige gemeenten, dan is ons aanbod diverser en bereiken we een groter publiek).

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Mijn project heeft een bovenlokale meerwaarde en ik kan uitleggen waarom
• Ik kan de kansen die bovenlokaal werken biedt voor dit project concreet benoemen
• Mijn project overstijgt mijn reguliere werking en ik kan uitleggen waarom

Tips

1. Probeer alle (of zoveel mogelijk) vakjes in te vullen - dit levert straks meer ideeën op.
2. Gebruik voor meer dynamiek aan tafel post-its om de ideeën in stap 1 bij iedereen te verzamelen. Cluster ze daarna en neem ze dan over in de tool.
3. Denk vanuit de bovenlokale bril voorbij je eigen gemeentegrenzen en voorbij je eigen culturele disciplines.

Achtergrond

• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten

Doel

Je hebt vandaag al dan niet een reguliere werking. Met een project wil je graag verbreden, verdiepen, experimenteren, leren, innoveren, creëren ... maar de huidige werking of het budget laat dit niet toe.

Via deze tool motiveer je dat het project jouw reguliere werking overstijgt. En gaat na hoe je de organisatorische impact van het project op de reguliere werking opvangt, welke doorwerking of verankering het project na afloop kan hebben in je werking. Door deze gewenste effecten vooraf te benoemen, kan je jouw concept en de acties beter uitwerken.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en toetsingscriteria voor een projectaanvraag:

• Het project overstijgt de reguliere werking van de aanvrager
• De mogelijkheid om de projectresultaten duurzaam te verankeren
• Kwaliteit van het inhoudelijke concept en de uitwerking ervan
• Relevantie van de gekozen partners en de meerwaarde van de samenwerking (transversaliteit)
• De realiseerbaarheid en haalbaarheid van het project

Je speelt in op deze beleidsprioriteit:

• Beleidsprioriteit 2 : Meerwaarde creëren door eigen sterktes te verbinden via samenwerking

Werkwijze

Stap 1: voor het project

• Lijst als initiatiefnemer argumenten op waarom het bovenlokale project niet gerealiseerd kan worden binnen de bestaande, reguliere werking.

Stap 2: tijdens het project

• Welke organisatorische impact zal het project op de reguliere werking van de initiatiefnemer hebben? Hoe kun je dit opvangen?
• Hoe verhouden de partners zich met hun werking tot het project? Welke impact verwachten zij?

Stap 3: na afloop van het project

• Op welke mogelijke effecten mikken jullie voor de toekomst van de reguliere werking met dit project? Worden elementen van het project verankerd in de werking?
• Zie je gelijkaardige verduurzamingen mogelijk bij de partners?

Denk je dat het project na afloop als inspiratie en voorbeeld kan dienen voor het bovenlokale culturele veld? Neem er tool C3 bij.

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Ik kan mijn reguliere werking helder benoemen
• Ik kan motiveren dat mijn project de bestaande, reguliere werking overstijgt
• De organisatorische implicaties van mijn project zijn gekend en ik kan dit inbouwen in de planning en het budget
• Ik kan potentiële projectpartners concreet vertellen waarom onze samenwerking een meerwaarde is of waar ik mogelijkheden tot samenwerking zie
• De nawerking van het project op mijn reguliere werking en die van de partners is benoemd

Tips

1. Wees eerlijk en transparant naar je partners over de impact: goede afspraken maken goede vrienden (denk aan afspraken rond de aansturing van het project, de taakverdeling bij de concrete uitvoering, de communicatie, de nawerking, het budget en de inbreng van specifieke expertise). Overweeg een samenwerkingsovereenkomst.
2. Als er een intergemeentelijk samenwerkingsverband actief is in jouw regio kunnen ze je misschien helpen met het vinden van projectpartners.
3. Neem tijd om (ook samen met je partners) over de gewenste impact door te praten - hierdoor haal je meer uit je project en kun je rekening houden met verschillende verwachtingen.

Achtergrond

• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten
• Vraag informatie op bij een intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS) in jouw regio. Kijk hier voor een overzicht van de IGS'en voor bovenlokale cultuur.
• Neem wat lectuur over projectmatig werken bij de hand. Er komt immers heel wat kijken bij deze werkvorm: aanstelling van een projectleider/medewerkers, de afstemming op de organisatiecultuur, een goede planning & procesbeheer, financieel beheer, communicatie, co-creatie met partnerorganisaties...

Doel

Met deze tool definieer je wat jouw project innovatief maakt en ga je na hoe het ook een voorbeeld kan zijn voor de ontwikkeling van het bovenlokale cultuurveld.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijke voorwaarden en toetsingscriteria voor je projectaanvraag:

• Het project heeft een innovatief karakter
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde
• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project is een voorbeeld voor het bovenlokale cultuurveld
• De mogelijkheid om de projectresultaten duurzaam te verankeren
• De realiseerbaarheid en haalbaarheid van het project
• Kwaliteit van het inhoudelijke concept en de uitwerking ervan
• Er is aandacht voor regionale verschillen: wat nieuw is in de ene regio is dat niet in de andere

Je speelt in op deze beleidsprioriteit:

• Beleidsprioriteit 2 : Meerwaarde creëren door eigen sterktes te verbinden via samenwerking

Werkwijze

Stap 1

• Starten doe je door jouw omgeving af te speuren: wie heeft dezelfde nood of werkt ook al op hetzelfde denkspoor? Wie heeft al ervaring met jouw type project of noden? Heeft men dit al toegepast in een andere sector? Of voor een andere doelgroep? Of in een andere regio? Noteer enkele van deze gelijkaardige initiatieven.

Stap 2

• Noteer de belangrijkste gelijkenissen met deze initiatieven.

Stap 3

• Door vervolgens op zoek te gaan naar de verschillen met de andere projecten, detecteer je de eigenheid van je project - maar mogelijks ook het innovatieve karakter ervan (voor jouw regio). Noteer deze verschillen en bevestig zo de meerwaarde van het project. (Bv. innovatief binnen de cultuursector, voor een specifieke doelgroep, vanwege het actuele thema, als toegepaste methodiek, vanuit de partnerkeuze en de samenwerkingen, de bovenlokale benadering, ...)

Stap 4

• In de laatste stap omschrijf je de mogelijke voorbeeldfunctie van je idee. Voor wie zouden de innovatieve aspecten uit stap 3 inspirerend kunnen werken? Door je ervaringen achteraf te delen, kun je hen een blauwdruk van je projectervaring bieden. Denk daarom nu al na in welke vorm je het proces zou kunnen documenteren.

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Ik kan weergeven of er elders expertise is over wat ik wil bereiken met mijn project
• Ik kan partners met de nodige expertise benoemen en contacteren i.f.v. mijn project
• Ik kan omschrijven hoe innovatief het projectidee is in mijn bovenlokale context
• Ik kan aangeven of mijn project een voorbeeld is voor het bovenlokale culturele veld en dit motiveren
• Ik kan nodige acties opsommen om het delen van je voorbeeldwerking mogelijk te maken
• Ik kan dit inpassen in mijn realistische planning en de projectbegroting hierop aanpassen (link met de nodige acties voor verduurzaming, zie tool C1)

Tips

1. Als er een intergemeentelijk samenwerkingsverband actief is in jouw regio, kan het je misschien helpen met het vinden van projectpartners.
2. Een voorbeeldwerking documenteren doe je al tijdens het project: bedenk de acties dus vooraf, en begroot ze ook waar nodig (zie inspiratie in de tool C2).
3. Er zijn meerdere vormen mogelijk waarin je de documentatie achteraf kunt delen (zie inspiratie in de tool C2 - stap 4).

Achtergrond

• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten
• Vraag informatie op bij een intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS) in jouw regio. Kijk hier voor een overzicht van de IGS'en voor bovenlokale cultuur.
• Innovatie: bekijk geslaagde praktijken en methodieken en vind inspiratie bij OP/TIL, Kenniscentrum Demos, Faro, Kunstenpunt, Socius, Sociale innovatiefabriek, Pulse Transitienetwerk, Greentrack, Erfgoedcellen, Vormingplus.be, Canon Cultuurcel, Cultuurkuur, Bataljong, Ambrassade, veranderalles.be, De wakkere burger, ...

Doel

Met deze tool ga je na hoe je de beoogde doelgroepen (zie tool B2) effectief kunt bereiken: je benoemt de drempels die ze ervaren en denkt vanuit die blik na over bovenlokale communicatie.

Projectvoorwaarden

Op die manier zal je voldoen aan deze inhoudelijk voorwaarden en toetsingscriteria voor een projectaanvraag:

• Kwaliteit van het inhoudelijke concept en de uitwerking ervan
• Het project heeft een bovenlokale schaalgrootte, reikwijdte en relevantie
• Het project heeft een bovenlokale meerwaarde
• De realiseerbaarheid en haalbaarheid van het project
• Er is aandacht voor regionale verschillen
• Relevantie van de gekozen partners en de meerwaarde van de samenwerking (transversaliteit)

Je speelt in op deze beleidsprioriteiten:

• Beleidsprioriteit 1: Inspelen op maatschappelijke uitdagingen door te streven naar maximale cultuurparticipatie
• Beleidsprioriteit 2: Meerwaarde creëren door eigen sterktes te verbinden via samenwerking

Werkwijze

Stap 1

• Omschrijf kort de (boven)lokale doelgroepen (zie ook tool B2). Definieer (opeenvolgende) drempels die je ervaart om (bepaalde onder) hen te bereiken of te betrekken.

Stap 2

• Welke acties kun je bedenken om de drempels weg te werken? Hoe kun je het bovenlokale samenwerkingsverband (zie ook B1) inzetten op vlak van communicatie, promotie en publiekswerving? Het maakt je project sterker door in te zetten op specifieke bovenlokale acties en communicatie.

Stap 3

• Kun je de drempels die je detecteert op een andere manier benaderen? Wat als je het niet als een probleem beschouwt, maar als deel van het project? Welke kansen biedt deze situatie? (Bv.: we bereiken jongeren niet met ons aanbod → waarom laten we hen niet zelf programmeren, of workshops geven aan andere jongeren?).

Projectontwerp

Je kan een helder antwoord formuleren op volgende zaken:

• Ik kan drempels benoemen die mijn beoogde doelgroep(en) ervaren
• Ik kan vanuit een bovenlokale samenwerking acties formuleren voor de communicatie en promotie zodat de genoemde drempels worden verminderd of weggewerkt
• Ik kan deze acties inpassen in mijn concept, realistische planning en de projectbegroting hierop aanpassen
• Ik kan een (bovenlokaal) communicatieplan opmaken
• Ik kan partners met de nodige expertise benoemen en contacteren i.f.v. (de communicatie van) mijn project

Tips

1. Als er een intergemeentelijk samenwerkingsverband actief is in jouw regio kunnen ze helpen met het bepalen van doelgroepen in jouw regio. Mogelijks is jouw regio een UiT-pasregio, wat interessant is voor communicatiemogelijkheden. Daarnaast is het IGS misschien bereid om mee te communiceren?
2. Praat niet alleen over je doelgroep, maar ook met de doelgroep
3. Bekijk een supersnelle introductie over “omdenken” door grondlegger Berthold Gunster. “Gebruik de energie van het probleem. Het probleem is niet opgelost of verdwenen, het probleem is juist de bedoeling.”

Achtergrond

• Lees hier meer over de beleidsprioriteiten
• In de bovenlokale ruimte vind je misschien partnerorganisaties die je beoogde doelgroep(en) wel bereiken, regelmatig met hen communiceren of veel kennis hebben over hun participatie. Ook op vlak van communicatie en promotie heeft een bovenlokaal samenwerkingsverband heel wat meerwaarde te bieden, bijvoorbeeld om het publiek te bereiken, of meer gericht te communiceren via de kanalen van de partnerorganisatie.
• Vraag informatie op bij een intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS) in jouw regio. Kijk hier voor een overzicht van de IGS'en voor bovenlokale cultuur.
• Bekijk ook: www.demos.be en www.publiq.be

Doel

Controleer aan de hand van deze tool of jouw bovenlokaal project voldoet aan de algemene formele voorwaarden. Dit is een belangrijke checklist om alle formaliteiten na te kijken en ervoor te zorgen dat jouw project na het indienen ontvankelijk is. Opgelet, de formele aspecten hieronder zijn niet van toepassing op de kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten.

Projectvoorwaarden

Indiening en procedure verloop

Er zijn jaarlijks twee projectrondes voor het aanvragen van een subsidie voor bovenlokale cultuurprojecten. Een aanvraagdossier indienen kan:

• uiterlijk 15 mei voor projecten die starten vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar
• uiterlijk 15 november voor projecten die starten vanaf 1 juli van het volgende kalenderjaar

Deze deadline is strikt! 10 dagen na de uiterste indiendatum word je op de hoogte gebracht van de ontvankelijkheid via KIOSK door departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid.

Aan de hand van een vragenlijst in KIOSK stel je jouw aanvraagdossier samen. Log er tijdig in en werk aan het dossier in KIOSK

Je kunt je antwoorden in KIOSK ook als geheel afdrukken: handig om na te lezen, en om te bewaren als aanvraagdossier.

Assistentie nodig bij KIOSK? Gebruik het contactformulier en de handleiding.

Let op: jouw project mag nog niet lopen/gestart zijn op het moment van de aanvraag. Projecten die zijn aangevraagd tegen 15 mei kunnen ten vroegste van start gaan op 1 januari van het volgende kalenderjaar. Projecten die zijn aangevraagd tegen 15 november kunnen ten vroegste van start gaan op 1 juli van het volgende kalenderjaar. Let er dus op dat je in KIOSK de juiste startdatum aanduidt.

De minister van Cultuur beslist uiterlijk 5 maanden na de deadline over de toekenning en de grootte van de subsidies en de looptijd van het project.

WAT KUN JE AL DOEN TER VOORBEREIDING VAN DE UITVOERING?

Afspraken maken met partners, informatie inwinnen over bv. personeel aanwerven, de wet op de overheidsopdrachten, planningen opmaken, een stuurgroep oprichten.... maar je kunt geen kosten voor producten/activiteiten/diensten maken of een event laten plaatsvinden voor de vroegste startdatum. Dit zijn mogelijke redenen om je dossier af te keuren.

Subsidies voor kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten

Er bestaan ook subsidies voor kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten. Hiervoor gelden andere voorwaarden. Ontdek ze hier!